12 juli 2017
Inzien en corrigeren van het personeelsdossier
Als werkgever is het belangrijk dat u een personeelsdossier van uw werknemer bijhoudt. Dit personeelsdossier zal onder andere bestaan uit de arbeidsovereenkomst maar ook uit rapportages van voortgangsgesprekken. Wat als de werknemer bepaalde stukken uit zijn personeelsdossier wil inzien? Bent u als werkgever dan verplicht om een kopie van deze stukken te leveren? En kan dit zo ver gaan dat de werknemer u kan verplichten bepaalde stukken uit het personeelsdossier te verwijderen?
Inzagerecht werknemer
Op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) kan een werknemer de werkgever inzage in het personeelsdossier verzoeken. Als werkgever heeft u dan uiterlijk vier weken de tijd om daarover een beslissing te nemen. Wanneer u het verzoek afwijst, zult u dit moeten motiveren. De werknemer kan er dan voor kiezen om een procedure bij de rechtbank te starten met het verzoek alsnog inzage in het personeelsdossier te krijgen.
Weigeren
Van welke stukken kunt u het inzagerecht weigeren? Uit de Dexia-arresten kan worden afgeleid dat persoonlijke notities en werkaantekeningen die de persoonlijke gedachten van de werkgever bevatten en die uitsluitend zijn bedoeld voor intern overleg en beraad buiten het inzagerecht vallen.
Een andere weigeringsgrond is wanneer de weigering noodzakelijk is voor het belang van de bescherming van collega-werknemers. In de uitspraak van de Rechtbank Zutphen had een collega tegen de verzoeker een klacht inzake grensoverschrijdend gedrag ingediend. Vervolgens is er een onderzoek ingesteld en zijn diverse collega’s gehoord. Naar aanleiding van deze gesprekken is een advies uitgebracht, wat tot overplaatsing van verzoeker heeft geleid. De werknemer heeft inzage van deze gespreksrapporten verzocht. De Rechtbank Zutphen stelt vast dat de werkgever vertrouwelijkheid heeft toegezegd indien medewerkers zouden meewerken aan dit onderzoek. De werkgever heeft dus als belang dat de vertrouwelijkheid van de medewerkers wordt gegarandeerd. De werknemer heeft als belang dat hij kan toetsen of het advies juist tot stand is gekomen. De Rechtbank Zutphen oordeelt dat het belang van de werkgever prevaleert boven het belang van de werknemer. Hierbij speelde mee dat de werknemer voor de toetsing van het advies niet volledig afhankelijk van de verklaringen van zijn collega’s was.
Correctierecht werknemer
Naast het inzagerecht heeft een werknemer ook het recht om de gegevens in het personeelsdossier te verbeteren of zelfs te verwijderen. Dit is slechts mogelijk wanneer de gegevens onjuist zijn. Dit betekent dus niet dat de werknemer een negatieve beoordeling – waarmee hij het niet eens is – kan laten verwijderen. Zo oordeelde de Rechtbank Den Haag [1] dat de stukken waarin de werkneemster van frauduleus handelen werd beschuldigd, door de werkgever niet verwijderd hoefden te worden. Werkgever had er belang bij om de stukken in het personeelsdossier van werkneemster vast te leggen. De stukken gaven namelijk een goed beeld van het verloop van de arbeidsrelatie. Hierdoor wordt gewaarborgd dat vast ligt hoe het geschil is ontstaan, wat het onderwerp van het geschil was, wat het verloop van dat geschil is geweest en wat de afloop ervan is. Dit voorkomt dat er onjuiste verhalen in de wereld komen. Naar het oordeel van de rechtbank is werkneemster er zelf dus ook bij gebaat de stukken in het personeelsdossier te laten. Dit is met name omdat werkgever haar reactie op de onjuiste beschuldigingen aan het dossier toevoegt.
[1] Rechtbank Den Haag 6 oktober 2010, ECLI:NL:RBSGR:BO4273.
